Внедряване на CRM - Кога преминаването
от Excel към CRM е наложително

Excel е може би най-използваното софтуерно приложение за стартиращ и малък бизнес. Използваме го за бързи сметки и калкулации, за изготвяне на репорти, за съхраняване на клиентски данни (имена, адресни данни, телефони, имейли), за организиране на списъци (mailing листи) , и е толкова популярен защото е лесен за внедряване и използване, не изисква специални познания (работа с Excel се учи дори в училище), и най-вече върши прекрасна работа.

Всичко това е така, докато не е налице някоя от следните предпоставки:

  • данните в Excel трябва да са достъпни и да се обработват от по-голям брой служители
  • бизнесът ви се разраства

Представете си, например, че 10 консултанта работят с един и същи Excel файл и трябва да осигурите винаги да работят по последната версия на документа. Или си представете, че вече комуникирате с 30 потенциални клиента месечно вместо досегашните 5 клиента. Приоритетите и нуждите се променят и вече вашият mailing лист се нуждае от по-добро съхранение, клиентската ви база данни нараства и става по трудна за поддържане в Excel, става невъзможно да следите всяко взаимодействие по всяка сделка или бързо да идентифицирате сделките, които са достигнали определен етап.

Досегашният ви начин на работа се оказва не продуктивен, фрустриращ и склонен към грешки.

Това е моментът, в който осъзнавате, че за вашият бизнес Excel вече не е достатъчен. Тогава е важно да излезете от зоната си на комфорт и  да се разделите с инструментите, които вашият бизнес е вече надраснал, и е време да преминете от Excel към CRM.

Кога да внедрим CRM система?

Признаци, че моментът за внедряване на CRM е настъпил

Как, по какво да познаем, че моментът за мигриране към CRM система е назрял и не трябва да се чака повече? Ето някои признаци, за които да се оглеждате:

  • Изпитвате затруднения в бързото и навременно намиране на важна информация за клиенти
  • Намирате дублирани и/или противоречащи си данни за клиентите, съхранявани на различни места
  • Управлението на клиентските данни изисква значително време и много ръчна работа
  • Често губите информация за клиентите
  • Пропускате последващи контакти с настоящи и потенциални клиенти
  • Боравите с прекалено голяма клиентска база и ви е невъзможно да запомните историята на комуникацията с всеки един от клиент
  • Затруднявате се с прогнозирането на приходите и продажбите
  • Липсват ви данни за анализ, поради което базирате управленски решения на база на усещания и предчувствия, но не и на реални цифри
  • Вашите служители не работят ефективно и в тясно сътрудничество по съвместни проекти и задачи, поради което се стига до пропуснати възможности, а резултатът от работата им не е на задоволително ниво както по отношение на обслужване на клиентите, така и в продажбите.

Дори наличието 2-3 от гореописаните признаци е достатъчна индикация, че вашият бизнес е надраснал текущо използваните управленски средства и има нужда от промяна и надграждане със CRM система.

Какво е CRM и защо ни е нужна CRM система?

CRM, съкратено от Customer Relationship Management, е бизнес стратегия, бизнес практики, насочени към ефективното управление на взаимоотношенията с клиенти. В практиката вече се е наложило разбирането, че под CRM, се визира CRM софтуер или CRM система – IT платформата, посредством която бизнесът управлява взаимоотношенията с клиентите си. CRM системата в своята същност е клиентска база данни, в която се съхранява богата и детайлна информация за настоящи и потенциални клиенти, партньори, доставчици. CRM системата се използва за организиране и синхронизиране на информацията за вашите клиенти между отделните бизнес звена, автоматизират се и се подобряват дейностите по комуникация с клиенти, клиентско обслужване, продажби, и маркетинг. CRM системите са основополагащи за анализи на клиентска информация и подобряване взаимодействието между отделните бизнес звена в една фирма.

В днешно време много бизнеси разчитат на CRM системите за спечелване на нови клиенти и за насърчаване на взаимоотношения с тях. Те се превръщат в неизменен помощник в битката за изграждане на клиентска лоялност и ангажираност.

Какво осигурява една CRM система?

360-градусов поглед върху клиента

Не случайно на първо място поставяме акцент върху централизирането и подреждането на клиентската информация в 360-градусов клиентски профил. Обединяването, събирането на постъпващата по различни канали информация – от счетоводни, ERP и други специализирани бизнес системи, от екселски таблици, тефтери и записки, резултати от проведени срещи, имейл комуникация с клиенти, записи на телефонни разговори, и др. в една система, на едно място и в удобна за преглед форма е едно от най-основните предимства на добрата CRM система.

Ефективно управление на търговската дейност

CRM системите слагат ред както в информацията за клиентите, така и в организацията на търговската дейност и процесите по продажби. Често бизнес растежът е стопиран от пропуснати възможности и клиенти. Рисковете са много и варират от пропуск на търговеца да се свърже своевременно с клиента,  не обработване на постъпило имейл запитване, и загуба на важна клиентска информация, записвана ръчно по тефтери, до рискове от по-голям мащаб, като копиране на клиентската информация от некоректен служител и използването й не в интерес на фирмата. Тези рискове могат да бъдат сведени до минимум, а някои напълно елиминирани чрез внедряване на CRM система в организацията.

Модулът за продажби, Sales Management, на InfoServ® CRM ви позволява по лесен и интуитивен начин да управлявате фунията на продажбите и активностите на всеки търговец, да знаете на какъв етап е всяка сделка, по която се работи, какви са предстоящите стъпки по нея и каква е вероятността за нейното спечелване.

Бързо и качествено клиентско обслужване

CRM системите помагат не само за увеличаване на продажбите, организират търговската дейност и като цяло спомагат за постигане на фирмените цели, но и едновременно с това те работят в полза на вашите клиенти. Добрите CRM системи осигуряват освен детайлни 360-градусови клиентски профили, но и редица допълнителни функционални възможности като интегрираната многоканална комуникация, автоматично разпознаване на клиента при обаждане или получаване на email, и извеждане на екрана служителя на цялата нужна за бързото и ефективно обслужване информация. С помощта на такива CRM системи мениджмънта може да проследи важни за качественото клиентско обслужване показатели като пропуснати обаждания, колко време средно клиентите чакат на линия преди да бъдат обслужени, следят за спазването на приети нива на обслужване (SLA).

Help Desk и Call Center възможностите на InfoServ® CRM ви позволяват да превърнете клиентското обслужване в отлично конкурентно предимство.

Автоматизира рутинните задачи

CRM системите пестят време на служителите, което те отделят за отчитане на извършената дейност – рутинни и скучни задачи свързани с документиране на търговските активности (разговори и изпратени имейли, насрочени срещи, резултати от направени презентации и проведени срещи). CRM системите автоматизират рутинни мениджърски действия като им пестят време за изготвянето на отчети в реално време за търговската дейност или дейността по обслужване на клиентите, и им позволяват лесно и удобно да делегират задачи на своя екип и да проследяват за тяхното изпълнение.

Леснодостъпна информация от всякъде

Няма по фрустриращо нещо в днешното забързано ежедневие от това да нямате достъп до нужната ви информация по всяко време и от всяко място. Съвременният служител е мобилен, и за да бъде ефективен, е необходимо дори когато е извън офиса да има лесен достъп до клиентските данни, до сделките и офертите, по които работи, а защо не и възможност да осъществи контакт с клиента, който автоматично да се документира и запише в клиентското досие. Именно липсата на такива удобства водят до по-лошо обслужване, по-неефективни срещи с клиентите, загуби и пропуснати ползи за фирмата. Преминаването към CRM система лесно и елегантно решава този проблем.

Основно предимство на Облачното решение на InfoServ® CRM e именно достъпът до системата по всяко време и от всяко място без утежнена мрежова свързаност и VPN тунели, включително и от мобилно устройство.

В резюме

С развитието и растежа на един бизнес неминуемо настъпва моментът, в който мениджърите трябва да преценят дали текущите системи продължават да отговарят на нуждите и поставените цели, и дали не е време за миграция към CRM система.

Свържете се с нас, ако искате да разберете как една CRM система може да бъде полезна конкретно на Вас.